ESSMS – Planning – Budgets

Pour gérer en cohérence ses différents établissements, l’association souhaitait s’équiper d’une solution de gestion adaptées aux ESSMS. Elle a choisi Gestionnaire de Dir IPS pour les fonctionnalités de la solution et la connaissance du secteur des équipes de Dir IPS.

L’association Quatre Vaulx – Les Mouettes est une association privée à but non lucratif, créée en 1967. L’association est engagée au service de personnes, jeunes ou adultes, présentant des déficiences intellectuelles, avec ou sans troubles associés. Elle gère plusieurs établissements (ESAT, IME, CHAS…) et compte, à ce jour, plus de 200 salariés.

Afin de répondre aux enjeux spécifiques de chacun des établissements, tout en conservant une cohérence en interne, l’association s’est dotée de logiciels spécialisés pour la gestion complète de ses activités.

LE POINT DE VUE de l’association Quatre Vaulx – Les Mouettes sur Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS, et sur Dir Planning*.

BÉNÉFICES de GESTIONNAIRE

• Des solutions logicielles développées spécifiquement pour les ESSMS.
• Une homogénéisation des processus de travail au sein de l’association.
• Des gains de temps et une collaboration nettement améliorée.

Des solutions professionnelles indispensables pour gagner en efficacité

« Je suis salariée de l’association depuis plus de 20 ans maintenant. J’ai donc connu ses différentes phases de développement. Parmi celles-ci, les années 2000 peuvent être considérées comme un véritable tournant. À cette période, nous avions décidé de développer nos propres outils de gestion en interne. Cela nous permettait de coller parfaitement à nos besoins. Mais les temps de développement et de maintenance se sont vite avérés très longs et très couteux.

« Une enquête a donc été menée au sein de nos différents établissements et les résultats ont été sans appel : la majorité des collaborateurs ont estimé qu’il était préférable de concentrer notre énergie dans des projets pour nos usagers plutôt qu’en développement informatique. La décision a donc été prise de nous équiper de solutions de gestion professionnelles. C’est ainsi que nous nous sommes mis en quête de l’éditeur qui serait le plus à même de répondre à nos besoins métiers. »

Une réponse globale pour répondre aux besoins spécifiques des ESSMS

« Le monde du médicosocial est très particulier : nous avions donc besoin d’un partenaire qui appréhende réellement nos enjeux. Après le benchmark de plusieurs éditeurs, c’est vers Dir IPS que notre choix s’est porté. En effet, ils sont spécialisés dans l’édition de logiciels dédiés aux ESSMS et ont su répondre à nos attentes du moment.

« Par exemple, pour les budgets, la solution Gestionnaire de Dir IPS, que nous avons intégrée, nous permet de gagner en productivité et en sérénité. Nous ne sommes plus dans l’obligation de faire une veille détaillée des réformes et obligations règlementaires. Dir IPS s’en charge pour nous et met le logiciel à jour. De plus, on sent vraiment que le logiciel est développé pour faire face à la complexité des budgets tels que les EPRD par exemple, même si nous n’avons pas eu l’occasion d’expérimenter cela pour le moment. Cela se vérifie également avec le logiciel Dir Planning qui propose de gérer des plages horaires très variées. »

Une cohérence interne au service du collaboratif

« En 2013, pour être encore plus efficaces dans la gestion de nos différents établissements, nous avons décidé de changer notre mode d’hébergement des logiciels. Nous sommes passés d’un fonctionnement en réseau très restreint à un mode « serveur hébergé ». Cela nous a permis d’accroitre grandement l’homogénéisation de nos processus et d’ainsi améliorer la collaboration au sein de l’ensemble de l’association. Les échanges entre services ou entités sont facilités, car chacun utilise désormais les mêmes méthodes de travail.

« Même chose pour la présentation de nos budgets : les documents respectent les mêmes gabarits ! C’est un gain de temps dans leur construction et leur analyse. »

– – – Jeanick Fortune, cheffe comptable et responsable projets, Association Quatre Vaulx – Les Mouettes, décembre 2017.

* Dir IPS n’édite plus Dir Planning.