ESSMS – EPRD – Budgets

L’Association d’Hygiène Sociale de la Sarthe (AHSS) est une association loi 1901 qui agit dans le domaine médico-social et sanitaire. Elle est reconnue d’utilité publique depuis 1924.

Elle compte 15 établissements et services pour près de 600 salariés, et couvre les champs d’intervention suivants : personnes âgées, personnes handicapées et prévention. Près de 15000 personnes bénéficient aujourd’hui des prestations de l’association. Elle gère un budget de 34 millions d’euros.

Dans ce contexte, et pour répondre aux obligations règlementaires de plus en plus exigeantes, l’intégration d’un logiciel de gestion performant au sein de l’AHSS est apparue comme indispensable.

LE POINT DE VUE de l’Association d’Hygiène Sociale de la Sarthe sur Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS.

BÉNÉFICES de GESTIONNAIRE

• Construction de budgets prévisionnels en accord avec la réglementation.
• Collaboration nettement améliorée par un logiciel intuitif.
• Forts gains de productivité et baisse du stress lié aux budgets.

Une mise à jour des cadres règlementaires comme principale exigence

« J’exerce mes fonctions au sein de l’Association Hygiène Sociale de la Sarthe depuis 11 ans maintenant. En 2010, en concertation avec tous directeurs, nous avons construit un nouveau schéma directeur pour notre système d’information. Des axes prioritaires ont été sélectionnés et un plan à 5 ans a été élaboré. L’objectif était de gagner en efficacité et en clarté dans la gestion de l’association.

« Une des priorités de ce plan quinquennal était d’améliorer la gestion de nos budgets prévisionnels. Nous avions prévu de nous appuyer sur un ERP pour le suivi budgétaire et la mise en place de tableaux de bord. En effet, nous étions déjà équipés d’une solution logicielle pour les budgets, mais elle n’était pas optimale. Elle manquait de souplesse et, au fur et à mesure des années, l’éditeur a cessé de faire les mises à jour règlementaires. C’était impensable de poursuivre comme cela.

« Nous avons donc commencé à sonder le marché et nous nous sommes assez vite rendu compte que la palette d’offres de services était pauvre pour notre secteur. Le monde du médicosocial est particulier et rares sont les éditeurs à s’y aventurer. Nous avons donc mis le projet ERP en attente et nous avons contacté des éditeurs spécifiquement pour la gestion de nos budgets. Nous avons alors choisi celui qui nous correspondait le mieux : Dir IPS. »

Un éditeur spécialisé pour une adaptabilité optimale

« Le choix de la solution Gestionnaire a été assez évident pour nous. Dir IPS était le seul à disposer d’une telle souplesse dans son offre. Par exemple, nous souhaitions être le propre hébergeur de nos données, car c’est un point particulièrement sensible dans le médicosocial. Les équipes de Dir IPS n’y ont vu aucun inconvénient et se sont immédiatement adaptées. Elles ont aussi été capables de nous assurer une totale conformité avec la règlementation de Gestionnaire afin que nous puissions répondre aux exigences des activités sous contrôle de nos financeurs. De plus, l’entreprise a été la première à accepter de signer une clause de confidentialité qui nous permettait d’être en conformité avec la CNIL, ce qui prouvait encore son sérieux.

« En moins de trois mois, Gestionnaire était installé et opérationnel. Les équipes de Dir IPS sont venues nous rendre visite plusieurs fois pour l’intégration de la solution et les formations. Cela a permis à nos salariés de prendre le logiciel en main rapidement et de créer une vraie relation entre Dir IPS et l’AHSS. Le suivi à distance est également très apprécié. En cas de problème ou d’incompréhension, le département financier envoie une requête et reçoit une réponse par téléphone ou par courriel très rapidement. »

Collaboration améliorée et gain de temps considérable au rendez-vous

« Les utilisateurs de Gestionnaire au sein de l’AHSS sont une dizaine, éparpillés au sein des départements de l’association. Cette nouvelle solution a vraiment modifié positivement leurs méthodes de travail. Auparavant, construire les différents budgets était compliqué et nécessitait de très nombreux allers-retours. Tous les comptables ne travaillaient pas avec le même outil et il leur était donc parfois difficile de s’entendre. Ils partagent maintenant le même logiciel et peuvent collaborer beaucoup plus facilement. La preuve : la construction des budgets prévisionnels ne prend plus que deux jours au lieu d’une semaine ! Grâce à Gestionnaire, tranquillité, productivité et esprit d’équipe sont au rendez-vous ! »

– – – Laurent Delaunay, directeur général adjoint, Association d’Hygiène Sociale de la Sarthe, octobre 2017.