Pour un dossier unique de l’usager optimisé

Le dossier unique de l’usager, une réponse aux obligations réglementaires

La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles se base sur quatre grands principes :

• l’élargissement des missions de l’action sociale et médico-sociale ;
• l’organisation coordonnée et clarifiée des acteurs sociaux et médico-sociaux ;
• l’amélioration des procédures de pilotage et de planification des structures ;
• et enfin, l’affirmation du droit des usagers et de leur entourage.

Cette loi a ainsi remis l’usager au centre du dispositif social et médico-social et a introduit l’obligation pour les ESMS de constituer un dossier unique de l’usager. L’article 7 en définit des points forts en imposant le respect de la confidentialité de l’information et en affirmant le droit pour l’usager de participer à l’élaboration de son projet d’accueil et d’accéder aux informations relatives à sa prise en charge.

La création, la gestion et l’archivage du dossier de chaque usager incombent aux ESMS, et vous devez vous doter d’une solution informatique en conséquence. Nombre de vos collaborateurs sont amené à interagir avec le dossier unique de vos usagers. La mise en œuvre de votre système informatisé dossier unique doit donc être structurée et sa prise en main aisée. Par ailleurs, vous devez pouvoir être accompagné et accompagner vos collaborateurs dans la conduite du changement.

La prise en charge de vos usagers au cœur de votre solution dossier unique

Le dossier unique centralise l’ensemble des informations qui concernent chacun de vos usagers qu’elles soient de nature administrative, familiale, médicale (plan de soins, suivi des médicaments), ou en lien avec son projet d’accueil personnalisé.

L’information disponible doit être actualisée, et l’historisation et la traçabilité des actions menées accessibles.

Mis en œuvre correctement, le dossier unique doit permettre :

• la détection d’éventuelles anomalies dans la prise en charge de l’usager (gestion des alertes) ;
• l’évaluation de l’efficience du projet personnalisé à court, moyen et long terme, en comparant la définition des objectifs du projet personnalisé et le bilan des actions.

Les informations sur vos usagers y sont classées, hiérarchisées et sécurisées dans des dossiers et sous dossiers ayant chacun son propre niveau de confidentialité, et donc d’accès, facilitant ainsi la collecte et le partage d’informations fiabilisées.

Un outil centralisé de collecte et d’organisation de l’information sur vos usagers

Le dossier unique regroupe des écrits très divers allant de la fiche de renseignement au cahier de liaison et autres écrits professionnels (comptes rendus et synthèses de réunions), en passant par les calendriers de l’usager (présence et absence dans la structure) et de ses accompagnements.

Votre solution dossier unique doit donc pouvoir être renseignée facilement, permettre les écrits partagés dans le respect de la confidentialité, et favoriser les bonnes pratiques d’écriture. Elle doit également gérer des multi formats (Excel, Word, PDF, etc.).

Dans l’idéal, votre dossier unique informatisé favorise une unicité dans la collecte en proposant des bibliothèques de documents avec des formulaires, des listes à choix multiples, etc. Un formatage clair et explicite des données en permet la lecture et l’exploitation. D’un autre côté, le dossier unique est paramétrable afin d’intégrer les informations standards mais aussi spécifiques de chacun de vos usagers et de votre ESMS.

Un outil de partage de l’information sur vos usagers

Un des enjeux du dossier unique est de vous permettre un partage simple et sécurisé des informations, que ce soit on line ou après l’impression des documents appropriés. Les informations ainsi partagées sont générales comme le livret d’accueil ou spécifiques comme le projet personnalisé.

Le dossier unique s’avère donc être un outil de dialogue entre les différentes parties prenantes en étant adapté :

• à la consultation d’informations par vos usagers et/ou par leur famille. La facilité d’accès, l’ergonomie et l’organisation des informations dans des interfaces intuitives sont alors des éléments importants ;
• à la consultation et à l’implémentation de l’information en interne par les différents acteurs de votre ESMS, afin qu’ils travaillent ensemble à optimiser la prise en charge de chaque usager ;
• au partage d’informations avec des institutions externes telles que vos partenaires, vos financeurs ou des observateurs. Le dossier de l’usager est alors la vitrine des pratiques mises en œuvre au sein de votre ESMS, et de leur organisation. Il doit également permettre l’inter-opérabilité (ANAP, plateforme ObServeur, dossier médical partagé, etc.) et pouvoir évoluer avec les projets de votre secteur (projet SERAFIN-PH).

Par un paramétrage de votre solution vous devez pouvoir définir et gérer les différents accès et les procédures de consultation.

Un outil de gestion de l’activité de votre ESMS

Un autre enjeu du dossier unique est de déterminer les ressources à mobiliser et celles mobilisables pour mener à bien la prise en charge de chacun de vos usagers, en lien avec sa situation individuelle et son projet personnalisé. Il doit alors gérer les contraintes sur vos ressources telles que le respect du temps de travail de vos salariés.

Le dossier unique, en collectant les informations relatives à chacun de vos usagers, permet de planifier les actions des professionnels (médecins par exemple) et de gérer les accompagnements. Il est le moteur de l’adéquation entre les emplois du temps des usagers et ceux des salariés. Dans l’idéal, il permettra également la facturation de vos usagers.

De plus, votre solution dossier unique doit inclure des fonctions indispensables pour une gestion optimale de l’activité : les agendas partagés et la diffusion des accompagnements en temps réel sur l’agenda des salariés, des usagers et des familles et leur accès 24/24, à distance, sur des appareils nomades.

Enfin, en facilitant l’extraction de vos données et de vos indicateurs, ainsi que leur intégration dans des référentiels d’évaluation standardisés ou spécifiques à votre structure, le dossier unique vous engage dans une procédure d’évaluation interne de l’établissement prévue par la loi de 2002 et le décret 2005-223 du 11 mars 2005.

Par Dir IPS, le 30 mai 2017.